¿Qué es un Enterprise Resource Planning o ERP?

El software de planificación de recursos empresariales o más conocido como ERP es una plataforma en la que se gestionan todos los departamentos críticos para la empresa en un único sistema, una única BBDD y un solo interfaz. El  ERP a menudo incluye características de gestión de relaciones con los clientes (CRM), contabilidad, recursos humanos, gestión de la cadena de suministro, y más… Todo de forma integrada. Hay que tener en cuenta que las empresas también pueden encontrar combinaciones de módulos personalizados que se adapten a sus necesidades si no necesitan todas las aplicaciones de un gran paquete.

Hasta ahora, el mundo ERP estaba centrado en las grandes empresas, por su complejidad y formato, pero en los últimos años los ERP han evolucionado y han encontrado un nicho de mercado muy potente con las pequeñas y medianas empresas (PYMES). Han sabido entender lo que demanda el tejido empresarial y adaptar soluciones ágiles y efectivas.

Consideraciones para las empresas que eligen un nuevo software de ERP

Normalmente, las empresas que buscan un ERP puede ser porque han crecido y no pueden seguir gestionando su negocio como hasta ahora, o bien, su sistema informático de gestión se ha quedado obsoleto y no tiene el software adecuado para crecer, evolucionar y adaptarse a la demanda.

Las empresas que van a utilizar un ERP por primera vez, deben prestar especial atención a que el programa cubra tantos aspectos del negocio como sea posible.

En su proceso de búsqueda y comparación, calcule el coste y el tiempo de implantación para cada departamento, ubicación, sucursal etc y valore la funcionalidad real que cada departamento de su empresa necesita. Hay múltiples ERP en el mercado y tan malo es adquirir uno que se quede corto, como uno sobredimensionado.

Por último, tenga en cuenta que la implantación o migración de un sistema para toda la empresa, como un ERP, requerirá implicación de todos los departamentos. Pregunte a los proveedores qué es lo que ofrecen en forma de sesiones de formación online y presenciales.

Consideraciones para las PYMES al elegir un nuevo software ERP

Las pequeñas y medianas empresas pueden beneficiarse en gran medida de los programas informáticos ERP que agilizan los procesos desde el suministro hasta la venta y reducen los gastos generales de los programas informáticos. Pero como muchas cosas en el mercado de las PYMES, es importante que se sopesen los precios y  las características, y sobre todo el retorno de la inversión que esperamos conseguir.

Una empresa que busque un ERP ha de asegurarse de que este cubra la gestión del mayor número de departamentos de la compañía de forma integrada, útil y si es posible que sea un herramienta de fácil manejo. Sin embargo, es posible que las pequeñas empresas no necesiten una cobertura tan amplia como las grandes corporaciones empresariales. Revise las soluciones horizontales que ofrecemos desde Navex porque pueden resolver algunos de sus problemas de forma eficaz sin la necesidad de implementar un ERP completo.

En resumen si pertenece a una PYME busque plataformas que proporcionen un amplio apoyo y documentación tanto en la migración o implantación como en el desarrollo normal de su actividad con un servicio de apoyo eficaz. No siempre lo que parece más barato a inicio sale rentable, Ya que algunos modelos de ERP más “ligeros”, suelen dar pocos servicios de base; poca formación o muy estandarizada, es decir, que no suele adaptarse a nuestro modelo de empresa. Además pueden intentar la sustitución de profesionales técnicos o consultores en visitas presenciales por formación online impersonal, etc.

Además de los módulos específicos de los departamentos como los que se han mencionado anteriormente, muchas plataformas ERP se dirigen a industrias concretas como: Fabricación  manufactura, servicios, tecnología, logística, distribución, gestión hotelera, constructoras, formación, proyectos…

El módulo de RR.HH. conecta la información y los registros de sus empleados con los demás departamentos gestionados con el ERP. Registro de nóminas, gestión de tareas, planificación y la información de contratación, convive en un único espacio y puede sincronizarse directamente con las herramientas financieras y contables para dar a las empresas una información fiable de cómo los recursos humanos afectan directamente a la producción y efectividad de la empresa

2. CRM
Los módulos de CRM dentro de un software ERP racionalizan la información crítica de ventas con los equipos de producción y gestión o desarrollo de productos. Esto significa un procesamiento perfecto de los contratos desde el equipo de ventas hasta la producción, pasando por el envío y las devoluciones. Un CRM en un ERP alberga la información completa de contacto del cliente y pone las cuentas a disposición de todos los interesados en el proceso de compra y producción.

3. Finanzas y contabilidad
Los módulos de finanzas y contabilidad de los programas ERP agregan información financiera de todos los módulos conectados, lo que da a la empresa una fotografía completa de sus ingresos y gastos. Estas herramientas ayudan a las empresas a cuadrar los informes de pérdidas y ganancias a partir de los informes financieros y a construir pronósticos que tengan en cuenta la información de toda la empresa e intenten adelantarse al futuro de la compañía. Es importante elegir un ERP que además nos de información analítica financiera.

4. Ecommerce
Conecte el sitio web de comercio electrónico de su empresa directamente con los módulos financiero, logístico, desarrollo de productos y cadena de suministro dentro de un ERP. La compra de un ERP con integración de comercio electrónico ayudará a su equipo a mecanizar la gestión comercial y tener siempre el “dato” actualizado tanto de producto, como ingresos. También puede ayudarlo a identificar los cuellos de botella en la cadena de suministro que ralentizan la producción o los problemas de logística que retrasan la entrega.

5. Gestión de la cadena de suministro
Controlar todo el proceso desde el pedido del cliente, pasando por gestión de proveedores, control de almacén, línea de producción, canal de distribución, mayoristas y minoristas. Es otra de las gestiones básicas que nos permite rentabilizar la gestión de nuestro negocio.Nos tiene que permitir mejorar los tiempos de respuesta, agilizar la gestión de fabricación y producción, planificar y reorganizar la producción, así controlar el inventario, y no olvidar la capacidad analítica del conjunto de datos en el ERP.

6. Procesamiento de pedidos
Mientras que el software de órdenes de trabajo por sí solo aporta continuidad a los departamentos de ventas y servicios de una empresa, el disponer de un ERP con gestión de procesamiento de pedidos totalmente integrado, garantiza una visión de todo el ciclo de venta y nos tiene que permitir corregir desviaciones.

7. Inventario y compras
El software de inventario y compras ayuda a las empresas a gestionar sus inventarios de almacén, desde Navex le presentamos nuestra herramienta Logistic para gestión de almacén. Estas herramientas aseguran que las empresas mantengan la cantidad adecuada de producto en stock para cubrir los aumentos estacionales y previstos de la demanda. Estas herramientas, cuando se gestionan desde un ERP, ayudan a las empresas a prever las necesidades de suministro de productos y a garantizar el personal, el espacio en las estanterías y la cobertura logística adecuados.

QUÉ ESPERAR DE LOS SISTEMAS ERP

Cuando busque un ERP, preste mucha atención, además de a la funcionalidad y departamentos que gestiona de base, a la facilidad para realizar integraciones que es lo que nos va a permitir crecer a demanda del mercado como empresa de forma rápida, fiable y económica.

La relación con el proveedor del ERP debe ser clara y quedar reflejada bajo contrato. Debe asegurarse de la calidad y disponibilidad de los equipos, así como del alcance del proyecto antes del inicio de la implementación.

El mercado de software de planificación de recursos empresariales (ERP) ha explotado en los últimos 25 años, proporcionando a las empresas muchas opciones de productos SaaS tanto de licencia única como de suscripción en diferentes rangos de precios. Dependiendo de las características que su empresa, asesórese de cual es el modelo de negocio que más le conviene, si es mejor invertir a inicio o gradualmente, necesidades de infraestructura,etc… El precio de un ERP puede variar mucho dependiendo de la instalación, módulos, personalizaciones y usuarios.