Hola, Soy Virginia Vicente. Soy Project manager en Navex Consulting (consultoría informática) y vamos a ver el módulo de Tesorería Avanzada en el que hemos integrado la importación de registros y conciliación de los extractos bancarios de la Norma 43 estandarizada por los bancos.
Esta importación puede ser programada para que la realice el sistema de forma automática o bien la podemos hacer de forma manual. En cualquier caso, en el sistema configuramos el acceso a una ruta para acoger estos ficheros.
También comentar que existe la posibilidad de la bajada de estos ficheros de forma automática con un socio tecnológico que tenemos en Navex que se llama CBI. Este socio lo que tiene es la descarga automática de los ficheros de norma 43 de todos los bancos y los deja en un directorio donde le indiquemos, de manera que no nos tenemos que encargar de esta parte.
IMPORTACIÓN DE EXTRACTOS BANCARIOS EN MÓDULO DE TESORERÍA AVANZADA
Vamos a entrar a ver esta funcionalidad y para ello pinchamos en la parte de Tesorería. Desde aquí vamos a un acceso que es Importación de Extractos Bancarios.
Una vez que entramos en la importación de extractos bancarios, nos aparece el listado de todos los extractos que hemos ido cargando en el sistema para conciliar y, si tenemos programado que se haga esta carga de ficheros de forma automática (imaginad que lo ponemos programado para que se haga por las noches), pues por la mañana cuando lleguemos y abramos este extracto, nos aparecerán en el listado, el último extracto pendiente de conciliar.
Y si no, podemos hacerlo de forma manual, ¿cómo? Entrando aquí en los extractos y pinchando en Procesar Manualmente.
De cualquier forma, lo que hace el sistema es enganchar el fichero de la ruta donde tengamos configurada dentro de Business central para traer los datos.
Al darle a procesar manualmente se ejecuta la integración. Nos dice que se ha ejecutado correctamente y nos aparece un extracto bancario que, por ejemplo, en este caso es el número de extracto 23.
Entramos dentro de él y vemos el total del extracto bancario del sumatorio de las transacciones que lo componen. Y nos aparece también un campito, que es el importe pendiente de liquidar. Esto quiere decir que de todo este importe que nos está mostrando el sistema 863 euros no los ha podido liquidar o conciliar de forma automática.
Vamos a ver cómo analizar toda esta información:
Para ello entramos dentro del extracto y si veis lo que nos aparece es la propia Norma 43 con los textos de la transacción que nos envía el banco y la fecha de la transacción y los importes de la misma.
Lo que tenemos hecho, para que el sistema pueda conciliar de forma automática, es un mapeo para que, en función de estos textos que nos vienen del banco, podamos mapear con fichas de clientes, proveedores, remesas, cuentas contables u órdenes de pago.
¿Cómo hacemos esto? Ahora mismo tengo parametrizado el sistema para que todas estas transacciones las identifique con una serie de fichas y de cuentas contables. Pero tengo aquí una que el sistema no ha podido identificar porque el banco me la ha enviado nueva y es una transferencia que tengo que realizar.
Esta transferencia de 863 euros vamos a ver cómo podemos introducirla dentro del sistema para que lo mapee. Tenemos aquí, dentro de liquidación manual, el mapeo para asignar los textos a cuentas contables. Y aquí vemos todos los textos que nos aparecen en la norma 43 con el mapeo de dónde queremos liquidar los importes.
MAPEO DE DATOS PARA LA NORMA 43
Aquí podemos liquidarlo con cuentas contables. Por ejemplo, en el caso de la nómina, yo lo mapeo cada vez que me venga el texto de que el beneficiario de la transferencia es un empleado, pues lo mapeamos con una cuenta contable para liquidar la 465 correspondiente.
O si es un cliente, directamente nos mapea con la ficha del cliente y el sistema nos buscaría los movimientos pendientes del cliente para liquidar.
Y exactamente igual con proveedores, si es una transacción bancaria. Porque a lo mejor es un traspaso de una cuenta bancaria a otra, pondríamos banco, y el banco con el que nos venga en el texto de la transacción.
Y lo mismo para remesas u órdenes de pago registradas, pendientes de liquidar. Cualquier texto que nos venga lo podemos identificar de esta manera.
Yo ahora mismo esto veo que es una transferencia de un empleado y lo que voy a hacer es coger y poner que quiero que se liquide el movimiento contra esta cuenta.
En el momento que hacemos este mapeo esto ya se queda guardado para futuras transacciones. No tendríamos que volverlo a incorporar, con lo cual esto es un trabajo también de alimentación paulatina en el sistema.
En el momento en el que cerramos vemos que ya nos aparece que la diferencia de extracto es cero, que no hay nada pendiente de conciliar. Se nos identifica cada línea con el cliente o proveedor asociado en el mapeo que os acabo de mostrar.
Y aparte de eso, el sistema nos muestra o nos liquida si existe un movimiento pendiente de proveedor con este importe y en esta fecha nos lo muestra y nos lo marca exactamente igual que cuando liquidamos una factura por un diario.
¿Cómo vemos con que me está intentando liquidar esto el sistema?
Si tenemos aquí esta opción, le pinchamos, nos aparecen todas las transacciones pendientes de este proveedor y nos lo casa. En este caso yo no tengo una factura pendiente por 980, pero si tuviésemos una factura pendiente nos lo casaría y nos diría con qué línea de proveedor, con qué deuda del proveedor nos lo va a liquidar.
Yo también puedo desmarcar aquí si no quiero que sea con la que me propone el sistema y marcarlo con la que quiero que sea, esto también nos lo permite.
Esto se hace para todas las deudas pendiente de proveedores, la de clientes y remesas, y órdenes de pago.
Una vez que tenemos liquidado todo el extracto y que hemos compensado con el cliente, con el proveedor o con la cuenta el registro contable que vamos a querer hacer, tenemos que definir la aceptación de las líneas.
CENTRO DE CONFIANZA
¿Cómo hacemos esto? Aquí tenemos un campo que se llama Centro de confianza. Este Centro de confianza lo que nos da es el grado de fiabilidad del mapeo de la transacción.
Como veis, yo lo tengo todo en alta porque está completamente mapeado.
Simplemente tengo que seleccionar las líneas, las marco y desde aquí las aceptó. Una vez que las líneas están aceptadas, lo único que nos quedaría mirar es que el saldo de mi extracto bancario cuadra con el saldo de mi banco una vez que yo registre esta liquidación.
Y esto lo vemos en el pie del extracto bancario. Aquí en este campo tenemos el saldo final del extracto, campo que nos muestra el saldo real de mi cuenta bancaria en el momento en el que el banco me envía este fichero de extracto.
Nos aparece también en este campo el saldo de la cuenta bancaria, es decir, los movimientos de banco que tenemos ahora mismo en nuestro banco pendientes de conciliar, el importe del extracto bancario y el importe en la cuenta bancaria de Navision que nos quedaría tras registrar los movimientos del extracto.
Si veis nos ha puesto en verde, porque el saldo que nos quedará en el banco en el que vamos a registrar las transacciones de la norma 43 va a coincidir exactamente con el saldo que tiene mi cuenta bancaria real.
REGISTRO DE TRANSACCIONES
¿Qué hacemos ahora? Pues vamos a registrar las transacciones. Y para ello tenemos dos opciones:
O bien podemos registrar solamente los pagos sin que se nos marque la conciliación bancaria por si luego pertenecemos a distintos departamentos y la conciliación la hace otro departamento.
O bien podemos registrar los pagos y conciliar directamente al banco.
En este caso, esta opción es la lógica, porque yo estoy importando ya una norma 43 con la que se concilia directamente el banco. Entonces, si nosotros le damos a registrar y conciliar, el sistema internamente genera un diario en el que registra todas las transacciones.
Y en ese momento el extracto bancario queda procesado. Queda marcado como procesado, las transacciones desaparecen y aparecen ya en los extractos conciliados.
Si pinchamos en la opción de extractos, directamente nos aparece el listado de extractos bancarios con el importe del saldo del banco real del extracto y el importe del saldo del banco una vez que yo lo he conciliado. De esta manera podemos comprobar que nos cuadra el saldo bancario con el saldo de nuestra ficha de banco.
¿Y cómo vemos las transacciones que nos ha registrado el sistema?
Si pinchamos directamente en el listado de los movimientos del banco nos aparece el extracto número 23, como estamos viendo aquí, con todos los movimientos de banco de la fecha en la que nos indica el extracto bancario.
A través de aquí podemos ir a navegar para ver qué transacciones, pues esto me genera transacciones de contabilidad y de banco. En esta, por ejemplo, podemos ver que genera una liquidación de un movimiento de proveedor porque ha encontrado una factura de proveedor para liquidar y la ha liquidado. Y queda todo cuadrado y saldado correctamente.
Una vez que ya hemos visto la conciliación de esta forma quedarían liquidadas todas nuestras transacciones y quedaría conciliado nuestro banco de forma automática.
PRESTAMOS Y LÍNEAS DE CRÉDITO
Ahora vamos a pasar a ver otra parte de nuestro Módulo de Tesorería Avanzada y es la parte de préstamos y líneas de crédito.
Aquí en el menú yo tengo una opción de préstamos (líneas de crédito) y aparecerían los dos listados. Si pincho en el listado de préstamos, puedo dar de alta a uno nuevo o consultar los que ya tenga existentes y, asociados a la ficha de los préstamos tenemos la siguiente información:
- El banco por el que se van a liquidar cada una de las cuotas, banco que nos ha concedido el préstamo.
- La fecha en la que comienza el préstamo.
- El número de plazos o de cuotas que va a tener el préstamo.
- La periodicidad de estos préstamos.
- Si tiene periodo de carencia o no. Podemos establecer un periodo de carencia y el sistema empezará a calcular las cuotas a partir del periodo de carencia que indiquemos.
- El importe que hemos solicitado al banco para el préstamo.
- El tipo de interés, en este caso yo estoy viendo el 1% porque este campo se actualiza en función de la fecha en la que nos encontremos. Yo puedo dar de alta tantos tipos de interés como vayan existiendo a lo largo de la vida del préstamo. Y puedo recalcular las cuotas pendientes de amortizar en función de las variaciones de los tipos de interés. Aquí podemos configurar por fechas todos los tipos de interés por los que vayamos pasando a lo largo de la vida del préstamo.
- Por último, indicamos si este préstamo es de cuota fija o de cuota variable.
Una vez que definimos eso, tendríamos que crear los vencimientos y se nos crearían tantas líneas como cuotas de amortización tenga nuestro préstamo.
En estas cuotas nos aparece la fecha de liquidación correspondiente al préstamo, el capital, los intereses, el capital pendiente de amortizar (que se va actualizando continuamente) y la cuota a liquidar, la cuota a pagar cada mes.
Cada cuota se nos queda marcada como pendiente de liquidar y en el momento en el que yo ejecuto este acceso de liquidar plazo, el sistema nos hace el apunte contable de la liquidación de la cuota y nos marca la cuota como liquidada.
CONTROL AUTOMATIZADO DE LOS PRÉSTAMOS
Esto nos permite llevar un control automático del registro de las cuotas de los préstamos, pero también nos permite integrar dentro de nuestro cashflow de la empresa la parte de las cuotas pendientes de amortizar en el futuro.
¿Cómo hacemos eso? Aquí tenemos un campo en el que linko todas las cuotas pendientes de amortizar con mi módulo de flujo de efectivo standard en Business Central.
LÍNEAS DE CRÉDITO
Vamos a ver ahora la parte de las líneas de crédito. Aquí, exactamente igual que los préstamos, yo tengo una ficha. La ficha de mi línea de crédito realmente es una ficha de banco a la que hemos añadido campos para llevar el control de la propia línea del crédito.
En esta ficha lo que damos de alta es:
- El periodo de liquidación.
- La fecha de comienzo y final de la póliza de crédito.
- Los tipos de interés de lo dispuesto y de lo no dispuesto, en el caso de que los tengamos.
- El saldo que voy utilizando de la línea de crédito.
- El importe máximo de la póliza y se nos va actualizando el campo disponible en función de las transacciones que hagamos con ella.
Asociado esta póliza de crédito tenemos las líneas en las que nos van a ir apareciendo, cada vez que hagamos una transacción con ella, el saldo medio, el importe dispuesto con sus intereses y el importe no dispuesto con sus intereses, para que llevemos siempre un control de la línea de crédito en función de las transacciones por fecha que vayamos realizando.
VOLVIENDO AL MÓDULO DE TESORERÍA ESTÁNDAR DE BUSINESS CENTRAL
Una vez que hemos visto todo esto, lo que hacemos es que, si nos vamos a nuestro módulo de tesorería estándar, al módulo de flujo de efectivo o cashflow estándar de Business Central. Si nos vamos a nuestro plan de cuentas de cashflow, hemos introducido aquí una nueva sección, que es la parte de préstamos.
Con esta parte de préstamos lo que hacemos es que volcamos la información de las cuotas pendientes de amortizar (como veis aquí), ahora mismo tenía pendiente de amortizar todo mi préstamo.
Nos aparecen todas las cuotas pendientes de amortizar, cada una en la fecha en la que se tiene que liquidar. De manera que cuando saquemos la disponibilidad de liquidez por periodo de nuestra compañía, nuestro cashflow, el sistema tenga en cuenta esta información.
Así, a parte de todos los cobros y pagos previstos, y los ingresos y pagos previstos, que tengamos que calcular el estándar del flujo de efectivo, incorporamos todas las cuotas pendientes de amortizar para que nuestro cashflow de la empresa tenga integrada toda nuestra gestión.
Esto es todo lo que tenemos en nuestro Módulo de Tesorería Avanzada, con lo que lo hemos completado. Esperemos que os guste que os ayude en vuestra gestión del día a día. Un saludo a todos.