Como profesionales del mundo ERP, debemos saber comunicar a nuestros clientes la importancia del proceso en el que se van a embarcar: la implantación de Business Central en su empresa, en su negocio.

Debemos transmitirles la importancia del papel del cliente en todo el proceso, desde su inicio hasta su consecución.

PROBLEMAS RECURRENTES EN LA IMPLANTACIÓN DE BUSINESS CENTRAL

Es fundamental documentar y facilitar procedimientos para explicar fases del proyecto, los resultados y el compromiso que deben esperar de nosotros, su proveedor. Asimismo, tenemos que asegurarnos que nuestro cliente entiende y acepta su nivel de implicación.

Debemos cerciorarnos que es consciente, en todo momento, del avance o retroceso que provoca con sus acciones positivas y negativas. Al final para garantizar el éxito en la implantación de Business Central, tenemos que unir fuerzas e ir en la misma dirección: exigir y exigirnos.

Basándose en su experiencia, nuestro compañero @Rubén Asensio nos comenta algunos aspectos clave en los que debemos poner foco de cara al cliente, para evitar problemas recurrentes en estos procesos y garantizar el éxito de la implantación de Business Central en cualquier organización.

A la hora de implementar cualquier ERP y más concretamente el ERP de Microsoft, Dynamics 365 Business Central, es recomendable revisar el papel del equipo implicado según perfiles y responsabilidades, tanto a nivel de partner, como a nivel de cliente.

➡️ Perfil Promotor: Esta figura es muy importante porque debe publicitar y promover el proyecto dentro de la compañía. También debe ser el último responsable en la toma de decisiones cuando haya conflictos entre los departamentos; o incluso ante actores que dificulten las acciones que se deben realizar. Cuanto más capacidad de dirección y liderazgo tenga la persona o personas elegidas, más facilitará el éxito de la implantación de Business Central.

➡️ Equipo de proyecto: Es necesario que los componentes del equipo sean los interlocutores adecuados para cada función y por cada departamento, con conocimientos de los procedimientos y aspectos que cubrirá el proyecto. Si no se realiza esta asignación correctamente pueden existir conflictos entre responsables de las secciones de la compañía.

➡️ Definición de procedimientos: Un aspecto muy importante es tener los procedimientos y procesos de la compañía claros y correctamente definidos por todos los participantes. Si esto no es así, se corre el riesgo de trasladar al nuevo sistema los mismos problemas que ya tenían y que intentamos resolver con la implantación.

➡️ Implicación: Tanto desde la dirección de la compañía como desde la figura del jefe de proyecto se tiene que promover la implicación de todos los departamentos que participarán en el proyecto. Es importante que se involucre a todos los actores desde el primer momento, explicando qué se va a necesitar por su parte. De esta forma evitaremos que, llegado el momento en que se necesite su participación, haya un rechazo o mala disposición.

➡️ Dedicación: Todos los implicados en el proyecto deben tener claro que será necesario dedicar una cantidad de tiempo importante desde el momento inicial hasta la finalización de la implantación de Business Central. Esta disponibilidad también tiene que ser apoyada desde la dirección de la compañía y los responsables de cada departamento afectado durante la implantación, ya que será necesario seguir con el trabajo diario y además realizar las tareas requeridas por la implantación.

En resumen, para llevar a cabo un buen proyecto, además de vender las bondades del ERP, debemos explicar bien cómo se va a llevar a cabo la implementación, qué deben esperar de nosotros como partner y qué trabajo y compromiso debe tener la empresa cliente.

Y en nuestra mano esta dejar todos estos aspectos claros, con procedimientos documentados y análisis eficientes.

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Rubén Asensio González es Project Manager en Navex Consulting