La inteligencia artificial ya no es una promesa futura. Está integrada en herramientas que utilizamos cada día, como Microsoft Copilot, y está transformando la manera en la que las empresas toman decisiones, automatizan procesos y trabajan con la información.

Sin embargo, hay un aspecto que muchas organizaciones aún no han terminado de asimilar: el verdadero cambio no es tecnológico, sino organizativo, cultural y, cada vez más, regulatorio. El Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial marca un antes y un después en este escenario.

Aunque su aprobación se produjo en 2024, su aplicación es progresiva y, como ocurre con toda normativa relevante, hay fechas que funcionan como puntos de inflexión. Las organizaciones no solo deberán cumplir con requisitos técnicos, sino que estarán expuestas a un mayor nivel de control, auditoría y supervisión por parte de los organismos competentes. 

¿Qué implica la nueva normativa sobre IA en la Unión Europea?

Este cambio implica que la inteligencia artificial deja de ser únicamente una iniciativa de innovación para convertirse en un ámbito regulado, donde será necesario demostrar, de forma clara y estructurada, cómo se utilizan los sistemas, bajo qué criterios y con qué garantías.

En el caso de los sistemas de IA de alto riesgo, el reglamento exige aspectos como la gestión de riesgos, la gobernanza de datos, la documentación técnica, la transparencia hacia el usuario y la supervisión humana efectiva. 

Sin embargo, uno de los elementos más diferenciales del Reglamento —y que a menudo pasa desapercibido— es que pone el foco en las personas. No basta con tener la tecnología correcta; es imprescindible que los equipos sepan utilizarla de forma adecuada. Aquí es donde entra en juego el concepto de alfabetización en inteligencia artificial. 

El reglamento de IA para UE pone el foco en las personas

El artículo 4 del Reglamento establece de forma explícita que las empresas que desarrollan o utilizan sistemas de IA deben garantizar que su personal tenga un nivel suficiente de conocimientos sobre esta tecnología. Esto incluye comprender cómo funciona, cuáles son sus limitaciones, qué riesgos implica y cómo debe aplicarse la supervisión humana en su uso diario. 

Este enfoque introduce un cambio profundo en la forma de entender el cumplimiento. Ya no se trata únicamente de implantar políticas o herramientas, sino de asegurarse de que las personas dentro de la organización son capaces de utilizarlas de manera responsable y consciente. En la práctica, esto significa que cualquier empresa que esté utilizando soluciones con IA —incluyendo asistentes como Copilot integrados en Microsoft 365 o Dynamics 365— debe plantearse si sus equipos están realmente preparados para ello. 

El impacto de no hacerlo no es menor. El propio reglamento establece un régimen sancionador significativo, con multas que pueden alcanzar hasta 15 millones de euros o el 3 % del volumen de negocio global en caso de incumplimiento de obligaciones relacionadas con sistemas de alto riesgo o requisitos operativos. 

¿Estamos preparados para usar la IA de manera responsable?

Pero más allá de la parte económica, existe un riesgo igualmente relevante: la falta de capacidad para demostrar el uso responsable de la IA. A medida que aumente la supervisión —y especialmente en países como España, donde ya existe una autoridad específica como la Agencia Española de Supervisión de la Inteligencia Artificial (AESIA)— las organizaciones deberán ser capaces de justificar sus decisiones, sus procesos y su nivel de control sobre estas herramientas. 

En este contexto, herramientas como Microsoft Copilot representan una gran oportunidad, pero también una responsabilidad. Su integración en el entorno de trabajo permite automatizar tareas, generar contenido, analizar información o asistir en procesos clave dentro del ERP o las aplicaciones de negocio. Sin embargo, su verdadero valor no depende únicamente de su funcionalidad, sino de cómo se utiliza dentro de la organización. 

El reto ya no es si adoptar o no la inteligencia artificial, sino cómo hacerlo de forma estructurada, segura y alineada con el negocio. Esto implica definir casos de uso claros, establecer mecanismos de gobierno, formar a los equipos y asegurar que la tecnología se integra de manera coherente con los procesos existentes.

Desde Navex Consulting estamos acompañando a empresas en este proceso, ayudándolas a entender cómo integrar soluciones como Copilot dentro de Dynamics 365 Business Central y el ecosistema Microsoft, no solo desde el punto de vista tecnológico, sino también desde la perspectiva organizativa y de cumplimiento. Nuestro objetivo es que la IA no sea únicamente una herramienta más, sino una verdadera palanca de eficiencia y toma de decisiones. 

Este es sólo el inicio de un cambio mucho mayor. En los próximos meses iremos compartiendo contenido y recursos prácticos para ayudarte a entender cómo aplicar la inteligencia artificial en tu empresa de forma realista y alineada con el contexto regulatorio actual. 

Si tu organización ya está utilizando IA o está valorando dar el paso, ahora es el momento de hacerse la pregunta clave: ¿estamos preparados para utilizarla correctamente? 

Desde Navex Consulting podemos ayudarte a evaluar tu situación y definir una estrategia clara para adoptar IA + Copilot en tu ERP con garantías