Guía: Cómo Elegir el Mejor Software ERP en 2021

Los ERP ya no son sólo para las grandes multinacionales. 

Las empresas que necesiten trabajar con varios productos de software para gestionar las operaciones financieras, de RRHH, ventas, marketing, fabricación o almacén debería pensar en consolidar sus herramientas en un único sistema de ERP.

Esta guía para el comprador habla sobre las principales características y módulos de un ERP, los beneficios y lo que se debe esperar al contratar un software ERP y los problemas a afrontar.

¿Qué es un Enterprise Resource Planning o ERP?

El software de planificación de recursos empresariales o más conocido como ERP es una plataforma en la que se gestionan todos los departamentos críticos para la empresa en un único sistema, una única BBDD y un solo interfaz. El  ERP a menudo incluye características de gestión de relaciones con los clientes (CRM), contabilidad, recursos humanos, gestión de la cadena de suministro, y más… Todo de forma integrada. Hay que tener en cuenta que las empresas también pueden encontrar combinaciones de módulos personalizados que se adapten a sus necesidades si no necesitan todas las aplicaciones de un gran paquete.

Hasta ahora, el mundo ERP estaba centrado en las grandes empresas, por su complejidad y formato, pero en los últimos años los ERP han evolucionado y han encontrado un nicho de mercado muy potente con las pequeñas y medianas empresas (PYMES). Han sabido entender lo que demanda el tejido empresarial y adaptar soluciones ágiles y efectivas.

Guía: Cómo Elegir el Mejor Software ERP en 2021 1

Consideraciones para las empresas que eligen un nuevo software de ERP

Normalmente, las empresas que buscan un ERP puede ser porque han crecido y no pueden seguir gestionando su negocio como hasta ahora, o bien, su sistema informático de gestión se ha quedado obsoleto y no tiene el software adecuado para crecer, evolucionar y adaptarse a la demanda.

Las empresas que van a utilizar un ERP por primera vez, deben prestar especial atención a que el programa cubra tantos aspectos del negocio como sea posible.

En su proceso de búsqueda y comparación, calcule el coste y el tiempo de implantación para cada departamento, ubicación, sucursal etc y valore la funcionalidad real que cada departamento de su empresa necesita. Hay múltiples ERP en el mercado y tan malo es adquirir uno que se quede corto, como uno sobredimensionado.

Por último, tenga en cuenta que la implantación o migración de un sistema para toda la empresa, como un ERP, requerirá implicación de todos los departamentos. Pregunte a los proveedores qué es lo que ofrecen en forma de sesiones de formación online y presenciales.

Datos de negocio de compañías de CRM. Fuente: scnsoft.com

Comparativa ERP por volumen de negocio. Fuente: scnsoft.com

Consideraciones para las PYMES al elegir un nuevo software ERP

Las pequeñas y medianas empresas pueden beneficiarse en gran medida de los programas informáticos ERP que agilizan los procesos desde el suministro hasta la venta y reducen los gastos generales de los programas informáticos. Pero como muchas cosas en el mercado de las PYMES, es importante que se sopesen los precios y  las características, y sobre todo el retorno de la inversión que esperamos conseguir.

Una empresa que busque un ERP ha de asegurarse de que este cubra la gestión del mayor número de departamentos de la compañía de forma integrada, útil y si es posible que sea un herramienta de fácil manejo. Sin embargo, es posible que las pequeñas empresas no necesiten una cobertura tan amplia como las grandes corporaciones empresariales. Revise las soluciones horizontales que ofrecemos desde Navex porque pueden resolver algunos de sus problemas de forma eficaz sin la necesidad de implementar un ERP completo. 

En resumen si pertenece a una PYME busque plataformas que proporcionen un amplio apoyo y documentación tanto en la migración o implantación como en el desarrollo normal de su actividad con un servicio de apoyo eficaz. No siempre lo que parece más barato a inicio sale rentable, Ya que algunos modelos de ERP más “ligeros”, suelen dar pocos servicios de base; poca formación o muy estandarizada, es decir, que no suele adaptarse a nuestro modelo de empresa. Además pueden intentar la sustitución de profesionales técnicos o consultores en visitas presenciales por formación online impersonal, etc.

Guía: Cómo Elegir el Mejor Software ERP en 2021 2

Prueba nuestra Demo

Este artículo contiene información de alto nivel sobre lo que se puede esperar al buscar e implementar el software ERP. Para recomendaciones de ERP, aplicaciones a medida, integraciones, contacte con nosotros y le guiaremos en el proceso.

CARACTERÍSTICAS O MÓDULOS DE LOS SOFTWARE ERP

El software de planificación de recursos empresariales (ERP) varía mucho entre los diferentes sistemas del mercado; sin embargo, la mayoría de los sistemas ofrecen varios de estos módulos:

Recursos humanos

CRM

Finanzas/Contabilidad

Servicio técnico informático

Comercio electrónico

Gestión de la cadena de suministro

Ventas

Marketing

Inventario y compras


Fabricación

Además de los módulos específicos de los departamentos como los que se han mencionado anteriormente, muchas plataformas ERP se dirigen a industrias concretas como: Fabricación  manufactura, servicios, tecnología, logística, distribución, gestión hotelera, constructoras, formación, proyectos…

  1. 1
    Recursos Humanos
    El módulo de RR.HH. conecta la información y los registros de sus empleados con los demás departamentos gestionados con el ERP. Registro de nóminas, gestión de tareas, planificación y la información de contratación, convive en un único espacio y puede sincronizarse directamente con las herramientas financieras y contables para dar a las empresas una información fiable de cómo los recursos humanos afectan directamente a la producción y efectividad de la empresa.
  2. 2
    CRM
    Los módulos de CRM dentro de un software ERP racionalizan la información crítica de ventas con los equipos de producción y gestión o desarrollo de productos. Esto significa un procesamiento perfecto de los contratos desde el equipo de ventas hasta la producción, pasando por el envío y las devoluciones. Un CRM en un ERP alberga la información completa de contacto del cliente y pone las cuentas a disposición de todos los interesados en el proceso de compra y producción.
  3. 3
    Finanzas y contabilidad
    Los módulos de finanzas y contabilidad de los programas ERP agregan información financiera de todos los módulos conectados, lo que da a la empresa una fotografía completa de sus ingresos y gastos. Estas herramientas ayudan a las empresas a cuadrar los informes de pérdidas y ganancias a partir de los informes financieros y a construir pronósticos que tengan en cuenta la información de toda la empresa e intenten adelantarse al futuro de la compañía.Es importante elegir un ERP que además nos de información analítica financiera.
  4. 4
    Ecommerce
    Conecte el sitio web de comercio electrónico de su empresa directamente con los módulos financiero, logístico, desarrollo de productos y cadena de suministro dentro de un ERP. La compra de un ERP con integración de comercio electrónico ayudará a su equipo a mecanizar la gestión comercial y tener siempre el “dato” actualizado tanto de producto, como ingresos. También puede ayudarlo a identificar los cuellos de botella en la cadena de suministro que ralentizan la producción o los problemas de logística que retrasan la entrega.
  5. 5
    Gestión de la cadena de suministro
    Controlar todo el proceso desde el pedido del cliente, pasando por gestión de proveedores, control de almacén, línea de producción, canal de distribución, mayoristas y minoristas. Es otra de las gestiones básicas que nos permite rentabilizar la gestión de nuestro negocio.Nos tiene que permitir mejorar los tiempos de respuesta, agilizar la gestión de fabricación y producción, planificar y reorganizar la producción, así controlar el inventario, y no olvidar la capacidad analítica del conjunto de datos en el ERP.
  6. 6
    Procesamiento de pedidos
    Mientras que el software de órdenes de trabajo por sí solo aporta continuidad a los departamentos de ventas y servicios de una empresa, el disponer de un ERP con gestión de procesamiento de pedidos totalmente integrado, garantiza una visión de todo el ciclo de venta y nos tiene que permitir corregir desviaciones.
  7. 7
    Inventario y compras
    El software de inventario y compras ayuda a las empresas a gestionar sus inventarios de almacén, desde Navex le presentamos nuestra herramienta  Logistic para gestión de almacén. Estas herramientas aseguran que las empresas mantengan la cantidad adecuada de producto en stock para cubrir los aumentos estacionales y previstos de la demanda. Estas herramientas, cuando se gestionan desde un ERP, ayudan a las empresas a prever las necesidades de suministro de productos y a garantizar el personal, el espacio en las estanterías y la cobertura logística adecuados.

BENEFICIOS DE LOS SOFTWARE ERP

El sistema ERP se diferencia de otras soluciones de gestión de negocio en la “centralización e integración” de las áreas y datos críticos de una empresa en una única base de datos.

Todos los departamentos utilizan la misma herramienta, lo que permite mejorar los procesos, ganar en eficiencia y trazabilidad.

Beneficios que debemos apreciar en nuestra empresa después de implementar un sistema ERP:

1

Reducción de los gastos generales y mantenimiento de diferentes softwares

El ERP permite a los equipos consolidar sus herramientas es un sistema unificado. En lugar de pagar suscripciones separadas para el software de gestión de la cadena de suministro, recursos humanos básicos, gestión de relaciones con los clientes (CRM), envíos e inventario; se paga por una única plataforma que maneja cada una de estas tareas en un sistema centralizado. Dependiendo del tamaño y la complejidad de la empresa, la reducción del número de suscripciones al sistema de software puede reducir significativamente los gastos generales.

2

Mejora de la comunicación, aumento de la productividad y acceso directo al dato

Cuando todos los departamentos de la empresa se gestionan de forma unificada con un solo sistema, la planificación, el seguimiento de las acciones y los datos de negocio se pueden gestionar con herramientas de análisis como puede ser Power BI, desde ella aportaremos una explicación gráfica a los datos.

 Muchos sistemas ERP modernos invierten mucho en herramientas de análisis y visualización que permiten a los miembros del equipo crear informes que muestran el progreso, indican los niveles de inventario, compras, ventas… y notifican a los departamentos del estado de los KPI. El software ERP actúa entonces como la única fuente fiable para que los gerentes midan y comparen los éxitos y se preparen para las necesidades futuras.

3

Eliminación de departamentos estancos

Los departamentos estancos, en los que los equipos trabajan independientemente unos de otros en detrimento de todos, reducen enormemente la productividad de la empresa. Un ERP ayuda a las empresas a publicitar sus objetivos y a los equipos a compartir sus planes entre sí. Los equipos que tienen acceso a los mismos datos pueden comparar notas entre los departamentos, lo que ayuda a todos a avanzar hacia los objetivos empresariales.

4

Estandarización de los procesos de fabricación, distribución, proyectos…

En el caso de las grandes empresas manufactureras que cuentan con varias instalaciones, compartir los planes de fabricación y las mejores prácticas puede ser vital para la normalización de los procesos. Los sistemas ERP permiten a los equipos de fabricación almacenar manuales, planos, información normativa y estadísticas vitales para cada proceso en un único lugar en el que se pueden realizar búsquedas. Esto permite que las diferentes partes de la empresa reproduzcan los procesos de forma homogénea sin importar su localización y sin sacrificar la calidad o la velocidad.

5

Control de inventario

Ya sea por el número de productos que su compañía almacena o fabrica, mantener a mano más recursos de los que necesita cuesta dinero. Los ERP proporcionan un análisis del inventario que permite a las empresas ser más eficientes. Mediante el uso de tecnología como etiquetas RFID, datos biométricos, etc… Los sistemas ERP pueden hacer un seguimiento de los activos a lo largo de todo su ciclo de vida, desde el suministro hasta la venta, además de sugerir mejoras en el inventario. Con la reducción de inventarios, las compañías pueden reutilizar el espacio de almacenamiento y reducir sus costes.

6

Estandarización de la información sobre recursos humanos

Muchas soluciones ERP proporcionan productos centralizados de RRHH como la nómina, la programación, el reloj de fichar y la gestión de bonus a empleados.

Con la capacidad de gestión de RRHH, podemos gestionar horarios, desplazamientos, trabajo desde cualquier localización, incentivos, etc. Dado que los empleados son el recurso más importante de una empresa, es básico tener información actualizada y facilitar la accesibilidad y trazabilidad en la gestión diaria.

Guía: Cómo Elegir el Mejor Software ERP en 2021 3

QUÉ ESPERAR DE LOS SISTEMAS ERP

Cuando busque un ERP, preste mucha atención, además de a la funcionalidad y departamentos que gestiona de base, a la facilidad para realizar integraciones que es lo que nos va a permitir crecer a demanda del mercado como empresa de forma rápida, fiable y económica.

La relación con el proveedor del ERP debe ser clara y quedar reflejada bajo contrato. Debe asegurarse de la calidad y disponibilidad de los equipos, así como del alcance del proyecto antes del inicio de la implementación.

El mercado de software de planificación de recursos empresariales (ERP) ha explotado en los últimos 25 años, proporcionando a las empresas muchas opciones de productos SaaS tanto de licencia única como de suscripción en diferentes rangos de precios. Dependiendo de las características que su empresa, asesórese de cual es el modelo de negocio que más le conviene, si es mejor invertir a inicio o gradualmente, necesidades de infraestructura,etc... El precio de un ERP puede variar mucho dependiendo de la instalación, módulos, personalizaciones y usuarios.

ELECCIÓN DE UNA SOLUCIÓN DE SOFTWARE ERP

Si ha leído esta guía ya sabrá que el proceso de compra de ERP es complejo, nuestro consejo es buscar un partner que le oriente y guie en el proceso, porque no solo hay que cambiar el sistema, muchas veces hay que reorganizar procesos y hacer una evaluación intensiva de la empresa, su gestión y productividad.

Guía: Cómo Elegir el Mejor Software ERP en 2021 2

Prueba nuestra Demo

Si quiere ampliar cualquier información o comentar los requisitos que necesita su empresa, no dude en contactarnos sin compromiso, le atenderemos y analizaremos solución adaptada a sus necesidades.

Leave a Reply 0 comments